Aufbau einer Geschäftsreiserichtlinie in Zeiten von COVID-19

Während viele Länder die COVID-19-Kurve weiterhin abflachen und flach halten, haben einige Märkte auf der ganzen Welt langsam begonnen, sich zu öffnen, und die neue Saat des Reisens hat begonnen. Vor der COVID-19-Situation buchten mehr als die Hälfte der Geschäftsreisenden ihre Reisen außerhalb des Reiserichtlinienprogramms des Unternehmens.

Da viele Länder die COVID-19-Pandemie weiterhin abflachen einige Märkte rund um den Globus haben langsam begonnen, sich zu öffnen, und die neue Saat des Reisens hat begonnen. Vor der COVID-19-Situation buchten mehr als die Hälfte der Geschäftsreisenden ihre Reisen außerhalb des Reiserichtlinienprogramms des Unternehmens. Die Zukunft wird wahrscheinlich ganz anders aussehen. Mitarbeiter Anforderungen an die Buchung von Reisen über die bevorzugten Kanäle ihres Unternehmens, um ihre Sicherheit sicherzustellen und über die Situation an ihrem Reiseziel auf dem Laufenden zu bleiben.

Nicht nur, dass Geschäftsreisen in Zukunft umfassend von Travel Managern überwacht werden, auch die Unternehmensrichtlinien sollten flexibel genug sein, um sich in einem sich ständig verändernden Umfeld weiterzuentwickeln. Wenn beispielsweise das Risikoniveau für ein Land steigt, muss möglicherweise jede Reise zu diesem Ziel die Genehmigung der Mitarbeiter auf Direktorenebene, der Personalabteilung oder des entsprechenden Risikomanagementprozesses durchlaufen. Um dies effizient zu bewältigen, benötigen Unternehmen Tools, die in Echtzeit reagieren können. Pragmatische Innovation ist jetzt der Schlüssel.

Um Unternehmen dabei zu unterstützen, die richtigen Richtlinien für Geschäftsreisen in Zeiten von COVID-19 zu definieren, haben wir drei Top-Tipps zusammengestellt. Diese Tipps zielen darauf ab, eine umfassende Unternehmensrichtlinie zu unterstützen, eine Strategie zu ihrem Management festzulegen und sicherzustellen, dass Unternehmen über die richtigen Tools verfügen, um dies zu tun.

Identifizierung der Anforderungen und Festlegung von Zielen

Der erste Schritt beim Entwerfen einer Reiserichtlinie besteht darin, die Anforderungen Ihrer Reisenden und des Unternehmens zu verstehen. Sie können dies tun, indem Sie ein Audit durchführen, das aufzeigt, was den Mitarbeitern an den aktuellen Reiserichtlinien gefällt und was nicht. Sie können Geschäftsprioritäten bewerten und CEOs, COOs und CFOs auf ein gemeinsames Ziel abstimmen, so dass es keine widersprüchlichen Ansichten über Mitarbeitersicherheit, Wachstum oder Kostenminimierung gibt. Da das Geschäftsreisemanagement mit mehreren Komplexitäten arbeitet, können Sie die Fragen und Bedenken der Mitarbeiter präventiv beantworten, um eine umfassende Berichterstattung als Blaupause für Klarheit zu schaffen.

Die Botschaft vermitteln

Nachdem Sie die Grundlagen für Ihre Reiserichtlinie gelegt haben, ist es an der Zeit, die Details vor der Auslieferung auszuarbeiten. Klarheit sollte, wie wir bereits erwähnt haben, die Hauptstütze sein. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die Richtlinie leicht zu verstehen. Ein kurzes und knackiges Dokument hat eine bessere Chance auf Engagement und fördert die Einhaltung der Reisevorschriften. Die Richtlinie sollte mit der Unternehmenskultur in allen Teams und Büros übereinstimmen – d. h. vordefinierte Reiseklassen- und Hotelaufenthalte. Außerdem sollte die Richtlinie die Reisekosten minimieren und gleichzeitig das Wohlbefinden der Reisenden berücksichtigen, damit sich die Mitarbeiter sicher und wertgeschätzt fühlen und die Produktivität steigern. Während Sie relevante Vertriebskanäle erschließen, können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Richtlinie lesen. cytric Reise & Spesen hat die Möglichkeit, das Dokument in Ihr System einzubetten, so dass die Compliance während des gesamten Buchungsprozesses sichergestellt ist.

Passen Sie Ihre Technologie an Ihre Richtlinien an

Nachdem Sie Ihre Reiserichtlinie erstellt und verteilt haben, ist es Zeit für die Ausführung. Sie können dies in die Tat umsetzen, indem Sie in die richtigen Tools investieren und so Verzögerungen sowie Schwachstellen reduzieren und so die Produktivität, Compliance und Ihr Gesamtergebnis steigern. Mit einer voll integrierten Lösung wie Amadeus cytric Reise & Expense integrieren Sie alles, was Ihre Mitarbeiter Anforderungen – von Flügen und Hotels bis hin zu Bahntickets und Mietwagen. Da sie nicht mit mehreren Plattformen jonglieren müssen, können Sie Parameter für jedes Feld festlegen, die mit Ihrer Richtlinie übereinstimmen. Mit einem durchgängigen Buchungs- und Spesen-Management können Sie die Kosten kontrollieren und Prozesse sowie die Betreuung der Reisenden optimieren. Und schließlich können Mitarbeiter durch das Angebot einer flexiblen Reisebuchungserfahrung auf Mobilgeräten über eine einzige App Reiserouten und Ausgaben in einer einzigen Anwendung suchen, buchen, prüfen, ändern und stornieren.

Sobald eine kohärente Unternehmensrichtlinie in Kraft ist, gibt es auch zusätzliche Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um Reisen in einer COVID-19-Umgebung zu verwalten.

1. Erlauben Sie nur eine maximale Anzahl von Mitarbeitern pro Flug. Unternehmen können in Erwägung ziehen, die Anzahl der Mitarbeiter, die sich auf demselben Flug befinden können, zu aktivieren und/oder zu reduzieren. Dies unterstützt die Verringerung des Risikos für die Mitarbeiter und das Unternehmen.
2. Erstellen Sie dynamisch benutzerdefinierte Regionen basierend auf dem gemeldeten Gesundheitsrisiko. Reisemanager Anforderungen müssen wissen, wo potenzielle Ausbrüche auftreten können, damit sie ihre Richtlinien anpassen und Mitarbeiter ihre Reisearrangements in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien erstellen können. Zu diesem Zweck können Reisemanager eine einmalige benutzerdefinierte Region erstellen und diese Region als Ziel mit Einschränkungsrichtlinien festlegen, die implementiert werden Anforderungen. Es ist dann möglich, die benutzerdefinierte Region (nach Stadt, Land oder Region) einmal zu aktualisieren und die Einstellungen in die neu hinzugefügten Ziele zu integrieren. Auf diese Weise können Travel Manager die Reiseanforderungen schnell und einfach aktualisieren, wenn sich die Situation ändert, und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter die definierten Richtlinien einhalten.
   
3. Richten Sie je nach Reiseziel geführte Buchungsabläufe ein. Unternehmen können mit Hilfe eines fachkundigen Maklers überdenken, was online oder offline gebucht werden sollte. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Langstreckenreise mit mehreren Zielen buchen möchte, benötigt er möglicherweise Unterstützung, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen jedes Landes erfüllen kann. Darüber hinaus sollten Unternehmen alle Formen des Transports in Betracht ziehen oder sogar Reisen zu bestimmten Zielen blockieren. Ein einheitliches Einkaufserlebnis, das Reisende durch den bevorzugten Buchungsprozess des Unternehmens führt, reduziert die Angst und Verwirrung der Reisenden beim Einkauf und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Reiserichtlinien.
   
4. Ermöglichen Sie es Reisenden, die sicherste Route mit minimalen Zwischenstopps zu finden. Unternehmen können die Gefährdung reduzieren, indem sie ihren Mitarbeitern erlauben, nur nach Direktflügen/Nonstop-Flügen oder nach einer bestimmten "Via"-Stadt zu suchen, die bessere und schnellere Desinfektionskontrollen an Flughäfen bietet. Durch die Reduzierung der Anzahl der Zwischenstopps und der Verbindungs in Flughäfen können Unternehmen das Risiko einer Exposition gegenüber öffentlichen Bereichen verringern.
   
5. Fügen Sie Hotels mit strengen Reinigungsprotokollen oder Hotels in der Nähe des Büros hinzu. Überprüfen Sie die Hotels in Ihrer bevorzugten Auswahl, aktivieren Sie die Hotels, die professionelle Desinfektionsnormen befolgen, und heben Sie diese visuell hervor, um das Einkaufserlebnis zu erleichtern. Entfernen Sie außerdem die Hotels, bei denen bekannte Desinfektionsprobleme aufgetreten sind, indem Sie benutzergenerierte Angebote direkt aus dem Feedback der Mitarbeiter nutzen. Hotels, die näher am Büro liegen, bedeuten kürzere Transportzeiten und damit auch weniger Risiko.
   

Wenn also die Geschäftsreisen wieder zunehmen, liegt es in der Verantwortung von Unternehmen auf der ganzen Welt, eine gut strukturierte und flexible Geschäftsreiserichtlinie zu haben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Reisenden für eine COVID-19-Welt gerüstet sind.

Jetzt ist es an der Zeit, dass Unternehmen Schritte unternehmen, um die Anforderungen der Reisenden und des Unternehmens zu verstehen. Sie können Geschäftsprioritäten bewerten, CXOs auf ein gemeinsames Ziel ausrichten und die Fragen der Mitarbeiter präventiv beantworten, um eine umfassende Abdeckung zu erstellen. Unser Tool cytric Reise & Ausgaben kann dabei unterstützen, die Änderungen der Reiserichtlinien in jedes Unternehmenssystem zu integrieren, so dass die Einhaltung der Vorschriften bei zukünftigen Buchungsprozessen sichergestellt ist.

COVID-19 hat die Art und Weise, wie wir leben und uns bewegen, nachhaltig verändert. Unternehmen können diese Gelegenheit nutzen, um Reisen neu zu denken .

Um mehr zu erfahren, laden Sie hier Ihren Leitfaden für eine erfolgreiche Reiserichtlinie herunter .