Pilotkunde Robin Veit, IT-Personalreferent bei der EnBW, berichtet von begeisterten Mitarbeitern sowie Kosten- und Zeitersparnis durch die einfache Belegerfassung, die zudem Fehler und Frust vermeidet.
Papierbelege Anforderungen müssen nicht gesammelt, sortiert und dann im Büro eingereicht werden. Cytric Expense Automate Claim macht den Prozess denkbar einfach: Machen Sie während oder nach der Reise ein "Foto" mit Ihrer Handykamera, laden Sie es in Cytric Expense hoch, dann wird automatisch eine neue Spesenabrechnung in Ihrem Spesen-Dashboard erstellt/zugewiesen. Robin Veit, IT-Personalreferent bei der EnBW, seit 2009 Kunde von Cytric Reise und seit 2018 Kunde von Cytric Expense, hat die neue Lösung mit seinem Team fünf Wochen lang als Pilotkunde getestet – und sie sind bereit, sie live für ihr gesamtes Unternehmen einzusetzen.
Erstellen Sie Spesenabrechnungen während der Reise mit Cytric Expense Automatisieren Sie die Abrechnung
"Vor Covid-19 haben wir jährlich Reisekostenabrechnungen im sechsstelligen Bereich umgestellt und der nahtlose Prozess inklusive der Integration in unsere SAP-Landschaft ist für uns das A und O. Deshalb haben wir uns für Cytric Expense entschieden. Als uns die Ankündigung von "Expense Free" erreichte, waren wir sofort mit an Bord und haben das neue Feature auf Herz und Nieren geprüft. Unser Fazit: Ein echter Mehrwert!" , sagt Robin Veit.
"Häufig reisende Mitarbeiter sind besonders begeistert, da der Stress in der Regel erst beginnt, wenn man wieder im Büro ist: Haben Sie alle Belege gesammelt? Welcher Beleg gehört zu welcher Geschäftsreise? Mit Cytric Expense Automate Claim ist es fast unmöglich, etwas falsch zu machen. Die Reisekostenabrechnung entsteht quasi von unterwegs."
Unternehmens-Reisende scannen jeden einzelnen Beleg mit seinem Smartphone, sobald er ihn erhalten und hochgeladen hat. Hinter den Kulissen wird der Beleg automatisch verarbeitet und einem bestehenden Buchungsauszug, falls vorhanden, zugeordnet oder ein neuer Kontoauszug erstellt. Sobald der Geschäftsreisende wieder im Büro ist, kann er die gespeicherte Spesenabrechnung öffnen, überprüfen und direkt einreichen.
Mitarbeiter sind stressfreier und produktiver – und Reisekosten werden schneller abgerechnet
Für Robin Veit liegen die Vorteile auf der Hand: "Wir sparen Kosten, weil unsere Mitarbeiter produktiver sind und der Prozess automatisierter ist. Die Reisenden sparen Zeit und Aufwand und haben vor allem weniger Stress mit dem "lästigen Bürokram" nach der Reise. Es geht auch schneller: Je früher die Reisekostenabrechnung eingereicht wird, desto eher können Spesen erstattet werden."
Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG versorgt seit mehr als 20 Jahren rund 5,5 Millionen Kunden in Deutschland und Europa mit Strom, Gas und Wasser sowie energienahen Dienstleistungen und Produkten. Eines der zentralen Ziele der EnBW ist es, den Menschen die Möglichkeiten der nachhaltigen neuen Energiewelt zugänglich zu machen – intelligent, sicher und einfach. Das Unternehmen beschäftigt weltweit fast 25.000 Mitarbeiter. Das Spesenmanagement auf dieser Ebene muss intelligent, sicher und einfach sein, mit einer entsprechenden Reduzierung des Aufwands für jede einzelne Quittung und Geschäftsreise.
Zu diesem Zeitpunkt war es für Amadeus wichtig, Feedback von einem Großkunden wie der EnBW zu erhalten. Das Ergebnis: ist, dass alle Anforderungen erfolgreich umgesetzt wurden und dass Cytric Expense Automate Claim den Test bestanden hat.
Wichtiger Mehrwert für die Cytric Mobil App
Cytric Expense Automate Claim ist ein gutes Beispiel dafür, wie Amadeus Lösungen die digitale Transformation von Unternehmen vorantreiben und Geschäftsreisenden unterwegs das Leben einfacher machen. Diese Funktion stärkt die Cytric Mobil App um ein neues Leistungsversprechen.
Vergleicht man die Vorteile allgemeiner Marktstudien mit diesem Pilotprojekt, so ergibt sich ein überzeugendes Bild: Während es früher durchschnittlich 20 Minuten dauerte, um eine vollständige Spesenabrechnung zu erstellen, wird diese mit Cytric Expense Automate Claim auf vier Minuten reduziert. Auch die Zahl der nicht abgeholten Belege sinkt von durchschnittlich 11 Prozent auf nahezu null – ein weiterer Punkt, der Geschäftsreisende freuen dürfte.
Die neue Funktion Cytric Expense Automate Claim ist mit dem Cytric Release 19.3 ab dem 20. Juni 2021 verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
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