- Durch die Digitalisierung der Ausgaben könnten umgerechnet 188.000 Vollzeitstellen in den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland für produktivere Aufgaben freigesetzt werden
- Große Unternehmen in den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland sparen durch eine bessere Verwaltung der Reiseausgaben 31,4 Milliarden US-Dollar pro Jahr
Unternehmen Reisen sind für viele Unternehmen einer der wichtigsten indirekten Ausgabenbereiche, und es kann schwierig sein, sie ohne die richtigen digitalen Tools effizient zu verwalten. Der heutige fragmentierte Ansatz bedeutet, dass die Einhaltung von Reiserichtlinien unregelmäßig ist, Ausgaben auf Reisen wie Mahlzeiten und Taxis selten verwaltet werden und die Abhängigkeit von manuellen Spesenabrechnungen Reisende, Finanzteams und Manager mit administrativen Aufgaben belastet.
Eine neue Ära der Geschäftsreisen bricht an, um hybrides Arbeiten zu unterstützen, wobei sich Unternehmen darauf konzentrieren, wie Reisen in diesem neuen Umfeld maximalen Wert bringen können. Deshalb hat Amadeus Experten des Centre for Economic and Unternehmens Research beauftragt (CEBR), um die wirtschaftlichen Vorteile zu modellieren, sollte die Branche die neueste digitale End-to-End-Technologie für das Ausgabenmanagement einsetzen.
Basierend auf Untersuchungen mit Reise- und Finanzteams großer Unternehmen* in den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland zeigt die Arbeit des CEBR die wirtschaftlichen Chancen auf, die sich aus der digitalen Transformation von Reisen und Ausgaben ergeben. Laut der Studie bietet ein durchgängiges digitales Ausgabenmanagement wirtschaftliche Vorteile in zwei Hauptbereichen:
1) Produktivitätssteigerungen für Reisende, Manager und Finanzteams durch die Digitalisierung von Spesen sparen 147 Minuten pro Spesenabrechnung, was 188.000 Vollzeitäquivalenten und einem Bruttowirtschaftswert von 20,6 Milliarden US-Dollar in den vier Volkswirtschaften entspricht (was einem Zehntel der Wertschöpfung der britischen Wirtschaft durch das verarbeitende Gewerbe entspricht).
2) Effizientere Direktreisekosten führen zu Einsparungen von 31,4 Milliarden US-Dollar oder 8,2 % der direkten Reiseausgaben, die von großen Unternehmen in den vier Märkten getätigt werden. Einsparungen werden durch die Reduzierung von Betrug und Fehlern sowie durch eine konsequentere Anwendung der Reiserichtlinien des Unternehmens erzielt.
Ein durchgängiges digitales Ausgabenmanagement erfindet die Art und Weise, wie Unternehmen Reisen bezahlen, abrechnen und verwalten, völlig neu. Anstatt dass der Reisende zahlt und zurückfordert, erhält der Reisende stattdessen eine virtuelle Karte mit einem vorab vereinbarten Budget für die Reise. Die virtuelle Karte wird auf dem Smartphone des Reisenden gespeichert, so dass er während der Reise einfach mit dem Geld des Unternehmens bezahlen kann. Dies bedeutet nicht nur, dass Reisende keine Anforderungen mehr an die Einreichung von Spesenabrechnungen stellen müssen, sondern auch, dass die Finanzteams in drei Schlüsselbereichen effizienter werden:
· Abrechnung, Prüfung und Erstattung: Da alle Ausgaben mit virtuellen Karten getätigt werden und über die firmeneigene Bank laufen, ist der Prozess des Abgleichs von Zahlungen mit Buchungen automatisiert. Mit einer einzigen Quelle für Ausgabendaten können Unternehmen neue Technologien wie KI anwenden, um Reisekosten automatisch zu prüfen.
· Kontrolle, Budget und Prognose: Da den Reisenden eine virtuelle Karte für einen vorab vereinbarten Betrag zur Verfügung gestellt wird, der sich nach der Art der Reise richtet, werden die Ausgaben im Voraus kontrolliert. Finanzteams können Reiseausgaben anhand bereits zugewiesener virtueller Kartenbudgets genau nachvollziehen, anstatt zu versuchen, die Reisekosten am Ende des Monats zu schätzen.
· Internationale MwSt-Rückerstattung: Mit der Option, Zahlungsdaten mit bestimmten Posten aus Hotel- und anderen Belegen anzureichern, Anforderung Finanzteams nicht mehr bestimmte Informationen von Reisenden und Anbietern einholen, um die internationale Mehrwertsteuer zurückzufordern.
Der historische Spesen- und Rückforderungsprozess, der darauf beruht, dass Reisende mit ihrem eigenen Geld bezahlen, erhöht den Spielraum für Betrug, Fehler und Reiseausgaben, die nicht mit den Richtlinien übereinstimmen. Durch den Ersatz der Zahlungsmethoden der Mitarbeiter durch eine virtuelle Karte für ein vorab vereinbartes Budget stellte CEBR fest, dass Unternehmen durch ein durchgängiges digitales Ausgabenmanagement jährlich 31,4 Milliarden US-Dollar an direkten Reiseausgaben einsparen können.
Rudy Daniello, Executive Vice President, Amadeus Cytric Lösungen, kommentierte: "Diese Studie liefert überzeugende wirtschaftliche Argumente für einen End-to-End-Ansatz für die Digitalisierung des Ausgabenmanagements. Die massive digitale Transformation kommt genau zum richtigen Zeitpunkt, um den Anforderungen nach effizienteren und intelligenteren Geschäftsreisen gerecht zu werden, die Unternehmen besser rechtfertigen, messen und kontrollieren können."
Owen Good, Head of Economic Advisory, Centre for Economics and Unternehmen Research, fügte hinzu: "Schätzungen zufolge werden Unternehmen in diesem Jahr weltweit über 1 Billion US-Dollar für Geschäftsreisen ausgeben . Die Möglichkeit, diese Investitionen besser zu kontrollieren, indem im Voraus festgelegte Reisebudgets vereinbart und durchgesetzt werden, wird großen Unternehmen in unseren vier interessanten Märkten wahrscheinlich durchschnittlich mehr als 8 % der direkten Reiseausgaben einsparen."
Gute Fortsetzung: "Mit dem Potenzial, mehr als zwei Stunden Zeit bei der Abrechnung und Verwaltung jeder Reise einzusparen, würde die Verwendung digitaler Zahlungen zur Abschaffung des traditionellen Spesenprozesses erhebliche Produktivitätssteigerungen ermöglichen. In den USA würde die vollständige Nutzung des E2E-Ausgabenmanagements 6,3 % der gesamten Zeit freisetzen, die zuvor für die Reisebuchhaltung und -verwaltung aufgewendet wurde, so dass die Mitarbeiter produktivere Aufgaben verfolgen können."
Eine detailliertere Darstellung der Ergebnisse des CEBR und der Auswirkungen eines digitalen End-to-End-Ausgabenmanagements finden Sie im associated Bericht "It's time to transform"
.
TO TOP